Recomendaciones para el buen uso del correo electrónico (parte dos)

Escrito por: Alejandro Rutto Martínez

Benjamín Franklin: "Recuerde que no basta con decir una cosa correcta en el lugar correcto, es mejor todavía pensar en no decir algo incorrecto en un momento tentador."

Leer y escribir se pudo de moda nuevamente. Tal vez no se lea tanto como en otros tiempos ni se escriba como lo hacen Gabriel García Márquez, Mario Benedetti y Carlos Fuentes, pero tampoco estamos tan divorciados de los libros y las hojas en blanco como en otros tiempos. Hoy leemos más, pero lo hacemos en otro formato. Millones de personas en todo el mundo pasan buena parte de su tiempo ante la pantalla del computador leyendo y, algunas veces, escribiendo.

¿Qué leen y qué escriben? Muchas cosas, pero entre éstas ocupa un espacio bien grande la lectura y escritura de mensajes que llegaron o serán despachados vía correo electrónico.
Es necesario, por lo tanto ser cuidadoso en el uso de este medio.

Por tal razón complementamos las sugerencias que ya ofrecimos en un artículo anterior:

1. Tenga precauciones con los adjuntos: documentos que se envían como un archivo anexo al mensaje. En la mayoría de los casos es mejor incluir el texto que se adjunta en el cuerpo del mensaje. Con esto le ahorramos tiempo al destinatario y los mensajes no se hacen tan pesados y por lo tanto difíciles de abrir. Recuerde, es mejor enviar todo lo que se pueda en el cuerpo del mensaje por consideración con el remitente y como garantía de que nos van a leer.

2. En algunos casos, en cambio, es necesario enviar documentos adjuntos. Por ejemplo, cuando se trata de documentos oficiales, resoluciones, sentencias, fallos, recibos de consignación, etc. En estos casos el adjunto es ineludible y lo recomendable es enviarlo, pero...

3. En algunos casos, cuando se trata de enviar un documento de texto, fotografía o video es preferible enviar el vínculo desde donde puede ser leído. De esta manera el o los destinatarios podrán acceder sin inconvenientes y lo harán cuantas veces lo deseen.

4. Es conveniente tener más de una cuenta de correo y de distintos proveedores por varias razones. Una de ellas es tener varias alternativas en caso de que falle alguna de las páginas que nos ofrecen el servicio. De ser así, podremos acudir a nuestra cuenta alternativa en caso que tengamos urgencia de enviar un mensaje.

5. Si laboras o estudias y tienes un correo institucional, utilízalo solo para asuntos laborales o académicos. Las empresas hacen cuantiosas inversiones en tecnología y lo menos que pueden pedirnos a cambio es el buen uso de la misma.

6. Si acostumbras a suscribirte a páginas relacionadas con ofertas o temas de interés, sería muy conveniente que tengas una cuenta de correo únicamente para estos menesteres, pues vas a recibir una gran cantidad de envío que no tardarán en congestionar tu bandeja de entrada.

7. En internet no hay nada que se parezca a la privacidad ni a la confidencialidad. Aunque usted tenga una clave y se proteja en un supuesto anonimato, siempre cabe la posibilidad de saber quién y desde dónde envió. Así que lo mejor es no transmitir mensajes "ultrasecretos" por este medio.

8. Utiliza nombres de usuarios nemotécnicos, o sea fáciles de recordar y asociados a tu identidad. Alguien cuyo nombre sea, por ejemplo, Arnulfo Cardona, haría bien en hacerse a una cuenta parecida a ésta arnulfocardona@xxxxx.com.

9. Descartemos los nombres de usuario que desdigan de nuestra seriedad e imagen. Loco2030@xxxx.com es un buen ejemplo de los nombres de usuario que n o deben utilizarse. ¿Se imagina usted la reacción del gerente de talento humano de una empresa cuando reciba una solicitud de empleo desde una cuenta como ésta?

10. No se te olvide cerrar tu página de correo cuando termines de trabajar. No basta con cerrar la página es necesario pulsar en "salir" o "cerrar sesión". Esta medida es útil aún cuando trabajamos en nuestro propio computador. Nos evitará dolores de cabeza y será una buena medida para evitar que nos "roben" la clave y, con ella, la cuenta y todo su contenido.

Lea y escriba. Ojalá lea mucho y que los buenos libros hagan parte de su menú de lectura. Y cuando lea y escriba a través del correo electrónico concéntrese en lo que quiere decir, pero no olvide que escribe, fundamentalmente, para personas ocupadas y deseosas de ver solo cosas interesantes en internet. No las defraude por nada del mundo.

Lea la primera parte de este artículo

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