Correcta expresión oral: una herramienta indispensable y eficaz en la labor del asistente administrativo

Por: Joselin Alvarado Ramírez
Aprendiz Asistencia Administrativa
SENA Regional Guajira


INTRODUCCIÓN

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Se sabe que la expresión oral ha sido siempre una de las maneras en que los seres humanos nos comunicamos con el mundo exterior, pero ¿qué tan importante y determinante puede ser esta en la labor de un Asistente Administrativo en donde el mundo de los negocios gira alrededor de las relaciones y las comunicaciones?

A Través de este ensayo se citaran fuentes y conceptos de autores que han estudiado sobre la expresión oral, su importancia y sus principales componentes, que junto con mi punto de vista y ejemplos de la vida cotidiana, estableceré desde mi perspectiva la relevancia que tiene esta eficaz herramienta en el desarrollo de las funciones de un asistente administrativo.

CONTENIDO

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Cuando hablamos de expresión nos referimos a todos aquellos aspectos que utilizamos para dar a conocer o manifestar lo que sentimos, pensamos, deseamos, o simplemente para comunicar algo. Una de las maneras de expresión que mas utilizamos los seres humanos es la expresión por medio de las palabras, también llamada expresión oral.
Wikipedia la enciclopedia online define la expresión oral como: “El conjunto de técnicas que determinan las pautas generales que deben seguirse para comunicarse oralmente con efectividad, o sea, es la forma de expresar sin barreras lo que se piensa, claro”.

La expresión oral es una de las formas de comunicación más importante en el desarrollo de las relaciones y de la sociedad en el mundo entero.
No obstante, hay que tener claro que el expresarnos oralmente no se limita solo al habla sino que la oralidad como tal implica una serie de factores que pueden generar un impacto al o los oyentes. Sobre esto Wikipedia, en su artículo sobre la expresión oral destaca: “Mehrabian, un psicólogo social, identificó que el impacto total de un mensaje es aproximadamente en un 7% verbal, un 38% vocal (tono de voz, ritmo, etc.) y en un 55% no verbal” . Dentro de los aspectos no verbales que influían en la expresión oral que Mehrabian destaco se encuentran: La voz, la postura, la mirada, la dicción, la estructura del mensaje, el vocabulario, los gestos y el cuerpo.

A través del estudio y de la observación de este psicólogo social acerca de todo lo que encierra decir aparentemente “un simple mensaje”, nos damos cuenta que tener una correcta vocalización y entonación a la hora de hablar, utilizar un vocabulario adecuado de tal manera que se utilicen las palabras precisas para poder manifestar lo que se desea y que el mensaje pueda ser comprendido correctamente, son aspectos que se deben tener en cuenta para poder comunicarnos con efectividad. Además la oralidad, tal como Mehrabian lo señalo, también encierra el lenguaje no verbal, ya que, los gestos, posturas y movimientos del cuerpo que hacemos mientras transmitimos algo con las palabras, también transmiten un mensaje.

El mundo administrativo no está exento de esta realidad porque en él la expresión oral es una de las maneras de comunicación más indispensables para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes y la sociedad en general. Es por esto que el Asistente Administrativo debe desarrollar la capacidad de expresarse correctamente. Para ello debe manejar un vocabulario adecuado, un lenguaje de gestos, posturas y tono de voz que transmitan una imagen de seguridad y confianza al cliente frente a él y frente a la empresa.

Dentro de las cotidianidades que el Asistente Administrativo debe realizar en la empresa se encuentran: “Saludar amablemente a los clientes y contestar sus preguntas; contestar los teléfonos y dar la información requerida a las personas que llaman, tomar mensajes y transferir las llamadas al personal indicado” . Es por ello que el saber expresarse oralmente para un Asistente Administrativo es importante, es fundamental.

Para entender la importancia que tiene el saber expresarse para un asistente citaré algunos ejemplos: ¿Se imagina usted a un asistente que no utilice un vocabulario adecuado dentro de su puesto de trabajo?; o ¿a la que un cliente se le acerca y le pregunta acerca de un servicio que ofrece la empresa y no da la información correcta o no la da completa, o lo que es peor toma una postura de indiferencia y desatención ante este?; o bien a ¿un asistente que maneje un tono de voz fuerte y brusco, que además sus gestos no demuestren la cordialidad y amabilidad que su labor amerita frente a la persona que tiene en frente?. Se podrían seguir citando aun muchos más casos que vemos a diario en las empresas u oficinas por parte de secretarias, asistentes o cualquier persona que tenga un cargo que implique el contacto con los clientes, pero tomando como referencia estos, es claro que de la capacidad de hablar las palabras correctas en el momento correcto, el tener una actitud amable y respetuosa en el trato no solo con los clientes sino también con sus compañeros de trabajo y jefes, el dar una respuesta acertada y oportuna a algún cliente enojado o insatisfecho, o simplemente saber contestar adecuadamente el teléfono, dependerá el éxito que tenga el asistente en el desempeño de sus funciones dentro de cualquier empresa. Porque una persona que sabe comunicarse respetuosa y amablemente, con actitud siempre cordial y con un servicio oportuno y efectivo, es siempre a la que tenemos como referencia en cualquier sitio en el que lleguemos y a la que nos acercaremos confiados, sin temor a equivocarme, en que en ella tendremos la atención y servicio que esperamos.

Un asistente así es un valor agregado para cualquier empresa y sin duda su jefe nunca querrá prescindir de sus servicios.

No cabe duda que la oralidad es una forma de expresión que puede ejercer un gran poder y que genera un impacto no solo auditivo sino también visual, y la labor del asistente administrativo no está exenta de ella sino todo lo contrario, es su principal herramienta de trabajo.